Sistem za zakazivanje termina.

Prazan termin je čist gubitak

Posao koji se prodaje kroz termine ima zalihu koja ističe svakog sata. Roba koja se danas ne proda, sutra i dalje stoji na polici; termin koji je danas ostao prazan, nestao je zauvek. A način na koji se termini najčešće dogovaraju radi protiv vas: telefon zvoni dok radite, pa se ili prekida posao ili propušta poziv, dogovori se rasipaju po porukama i profilima, a raspored živi u svesci koju ume da čita jedna osoba.

Sistem za zakazivanje taj posao skida sa telefona. Klijent na sajtu vidi stvarno slobodne termine i rezerviše sam, sistem upiše termin, pošalje potvrdu i ne dozvoli da se isti sat proda dva puta. Tehnički, ovo je podvrsta web aplikacija: softver koji radi u browseru, na vašem domenu, bez ikakve instalacije.

Kalendar po radniku i po resursu

Slobodan termin nije prosto slobodan sat. Zavisi od toga ko radi, šta radi i čime radi. Zato kalendar gradimo oko tri stvari. Prvo, trajanje po usluzi: kratka usluga zauzima pola sata, duga tri, a između njih sistem sam ubaci pauzu za pripremu. Drugo, radno vreme i smene: svaki radnik ima svoj raspored, svoje slobodne dane i svoj godišnji, pa se kod njega nudi samo ono što on stvarno može da primi. Treće, resursi: negde termin ne zauzima osobu nego sto, salu, aparat ili vozilo, a negde i osobu i resurs istovremeno, i kalendar mora da vodi računa o jednom i o drugom.

Ako radite na više lokacija, svaka ima svoj kalendar i svoje radno vreme, a vi sve gledate iz jedne administracije. Raspored radnik prati na telefonu, u browseru; ako vam jednog dana zatreba i prava aplikacija za klijente, ona se gradi na istoj osnovi, kako opisujemo na strani o izradi mobilnih aplikacija. Kako ovakav kalendar izgleda u konkretnom, frizerskom poslu, razložili smo na strani o izradi sajta za salon.

Kada kalendar nije rešenje

Nećemo vam prodati kalendar tamo gde on pravi štetu. Postoje delatnosti u kojima klijent ne može sam da izabere termin, jer vrsta i trajanje posla zavise od pregleda ili procene; upravo o tome smo pisali na strani o izradi sajta za stomatologe. Pravilo je jednostavno: ako vi morate da vidite klijenta ili posao pre nego što znate koliko će trajati, samostalni izbor termina pravi haos u rasporedu. Tada je pošteno rešenje zahtev za termin koji vi potvrđujete, a ne kalendar sa slotovima.

Druga granica je obim. Ako primate nekoliko termina nedeljno, radite sami i klijenti su vam uglavnom stalni, običan Google kalendar i telefon rade posao, besplatno. Sistem se isplati kad termina ima mnogo, kad radnika ili lokacija ima više i kad dogovaranje počne da jede sate radnog dana. Ako ste ispod te granice, reći ćemo vam to na konsultaciji i nećemo vam ništa naplatiti.

Podsetnici, otkazivanja i nedolasci

Nedolazak je drugi način da termin ostane prazan, i bolniji, jer ste taj sat već nekome obećali. Sistem tu radi tri stvari. Potvrda stiže odmah po zakazivanju, pa nema nedoumice da li je termin prošao. Podsetnik ide dan ranije, mejlom, SMS-om ili preko Vibera, jer se dobar deo nedolazaka ne desi iz bahatosti nego iz zaborava. I treće, otkazivanje ide jednim klikom kroz link u poruci: klijentu je lakše da klikne nego da zove i objašnjava, pa otkaže na vreme umesto da jednostavno ne dođe, a oslobođen termin se istog trenutka vraća u ponudu.

Rokove i posledice otkazivanja postavljate sami, a sistem ih sprovodi bez izuzetaka: do kog sata se otkazuje slobodno, šta važi posle njega i šta sa klijentom koji se više puta nije pojavio. Ta pravila stoje i na sajtu, pa ih ne saopštavate svakome ponaosob.

Iz naše prakse: tri različita kalendara

Sistem za zakazivanje smo gradili u tri različita oblika. Termin je naša aplikacija za salone: radnici, usluge sa trajanjem i raspored koji svako iz tima prati na svom telefonu. Za Restoran Panoramu smo radili online rezervacije stola: gost bira datum, vreme i broj osoba. Za savetovalište NutriM smo radili zakazivanje prve konsultacije kroz jednostavan zahtev sa sajta. Tri delatnosti, tri različita pravila, isti temelj: kalendar koji zna šta je stvarno slobodno. Najdalje smo otišli sa internim sistemom za kliniku, gde motor termina poštuje radno vreme, trajanje usluge i odsustva doktora, a pacijent dolazak potvrđuje linkom iz podsetnika.

Cena sistema za zakazivanje

Sistem za zakazivanje kreće od 2.000 €, kao i ostale web aplikacije po meri. Konačna cifra zavisi od broja radnika i lokacija, od toga da li se pored ljudi zakazuju i resursi, i od integracija: podsetnici preko SMS-a ili Vibera, veza sa naplatom, veza sa kalendarima koje već koristite. Datum koji upišemo u ponudu je datum kada kalendar prima prvo zakazivanje, i on nas obavezuje.

Pre nego što stignemo do cifre: ako vam je dovoljno da klijent pošalje zahtev koji vi potvrdite pozivom ili porukom, to je obična forma na prezentacionom sajtu od 500 €, i nemojte plaćati sistem dok vas obim posla na to ne natera. Opišite nam kroz kontakt formu ko kod vas zakazuje, koliko radnika i usluga imate i šta vas najviše ometa. Predlog i konkretna ponuda stižu u roku od 24h.