Izrada portala.

Portal je sajt koji zna ko ga gleda

Na običnom sajtu svi posetioci vide isto: iste strane, iste tekstove, isti cenovnik. Portal počinje tamo gde to prestaje da bude dovoljno. Posle prijave svako dobija svoju sliku: klijent vidi status svog predmeta i dokumenta koja se čekaju od njega, saradnik svoje zadatke, urednik alat za objavu, administrator sve. Ta tri sastojka, prijava, uloge i sadržaj po korisniku, jesu granica između sajta i portala, i po njima se portal planira drugačije od svega ostalog što radimo.

Sajt se crta po stranama, portal po ulogama. Prvo pitanje kod portala nije koje strane postoje, nego ko se prijavljuje i šta sme da vidi. Zato pre dizajna pravimo spisak uloga i uz svaku pišemo šta ta osoba vidi kada se prijavi, šta može da promeni i o čemu dobija obaveštenje. Kada se taj spisak jednom presudi, ekrani se iz njega čitaju sami; kada se preskoči, portal se prepravlja posle objave, kada je najskuplje.

Tehnički gledano, portal sa prijavom je web aplikacija, pa je šira slika o tome kako se takav softver gradi i održava na strani o izradi web aplikacija. Ako se pak još dvoumite da li vam treba portal, mobilna aplikacija ili dobar sajt, tu odluku razlažemo na strani o izradi aplikacija u Beogradu. Ovde ostajemo na onome što je čisto portalski posao: statusi koje klijent čita, članstvo iza prijave i uredništvo koje objavljuje.

Klijentski portal: klijent sam vidi dokle je stiglo

Najčešći povod za portal izgleda ovako: posao za klijenta traje nedeljama, sastoji se od koraka i dokumenata, a klijent u međuvremenu zove i piše da pita dokle se stiglo. Svaki taj poziv prekida rad, a svaki odgovor „stiže uskoro“ troši poverenje. Klijentski portal taj saobraćaj gasi: klijent se prijavi i vidi status svog predmeta, šta je kod vas na pregledu i šta se čeka od njega, u tri ujutru ako hoće, bez ijednog mejla.

Tako radi Certiwa Portal, koji smo izgradili za švedske ISO konsultante iz Malmea. ISO sertifikacija znači desetine dokumenata po više standarda istovremeno, pa na portalu svaki dokument nosi status: odobren, na pregledu, treba dopuniti, ističe uskoro. Početni pregled kaže šta je sledeće i šta je kod konsultanta, napredak ka zakazanom auditu prati se po standardu, a ceo portal radi na švedskom jeziku, u istom vizuelnom identitetu kao i prezentacioni sajt koji smo ranije radili za istog klijenta.

Najvažnije za vas: taj portal je javno dostupan kao demo, sa izmišljenim podacima. Umesto da nam verujete na reč kako klijentski portal izgleda iznutra, prođite kroz njega sami, pre nego što bilo šta potpišete.

Iz tog projekta nosimo i pravilo koje štedi novac: statusa treba da bude malo. Portal vredi tačno onoliko koliko su podaci u njemu sveži, a status menja živ čovek usred posla. Četiri statusa koja se zaista menjaju vrede više od petnaest koja stoje, pa uz svaki portal ide i obaveštenje mejlom kada se status promeni, da se klijent ne prijavljuje svaki dan samo da bi utvrdio da se ništa nije desilo.

Članski i interni portal: ono što ne treba da stoji javno

Drugi obrazac nema predmet u toku, nego ljude koji pripadaju organizaciji: članove saveza i udruženja, korisnike komore, partnere franšize, sopstvene zaposlene. Ono što se danas šalje mejlom na pedeset adresa, pa se za mesec dana niko ne seća u kom je prilogu bilo, na portalu stoji na jednom mestu, iza prijave: odluke i zapisnici, obrasci i dokumenta, obaveštenja, interni imenik, evidencija članarina. Član se prijavi i nađe, umesto da pretura po sandučetu ili da zove sekretara.

Pre izrade se ovde rešavaju tri pitanja koja deluju sitno, a nose ceo portal. Prvo, ko otvara naloge: pojedinačno iz panela ili uvozom postojećeg spiska članova, i ko gasi pristup kada neko istupi. Drugo, šta ostaje javno: strana o učlanjenju, vesti i kontakt moraju da ostanu vidljivi svima, jer je to jedino što Google indeksira i po čemu vas novi članovi nalaze; najčešća greška članskih portala je da zaključaju sve, pa spolja izgledaju kao prazan zid. Treće, ko objavljuje: obaveštenja unosi sekretar ili služba, ne programer, pa unos mora da bude jednostavan i izvodljiv sa telefona.

Interni portal za zaposlene je ista mehanika sa drugim rečnikom: umesto članarina, procedure i interna dokumenta; umesto istupanja iz članstva, odlazak iz firme, posle koga se pristup gasi jednim klikom, a ne zaboravlja.

Informativni portal: struktura i uredništvo umesto prijave

Treći tip portala prijavu često i nema, ili je ima samo uredništvo. Informativni portal živi od objavljivanja: rubrike, vesti, kalendar događaja, rezultati, arhive po sezonama, dokumenta za preuzimanje. Ono što se kod njega kupuje nije naslovna strana, nego struktura koja unapred zna gde šta ide i alat kroz koji sadržaj objavljuju ljudi kojima to nije glavno zanimanje.

Tako je postavljen sajt Vazduhoplovnog saveza Srbije: nacionalni savez sa disciplinama od jedriličarstva i padobranstva do modelarstva i balonarstva, sa klubovima širom zemlje, kalendarom takmičenja, rezultatima po sezonama, vestima i dokumentima, sve na ćirilici. Svaka disciplina ima svoje mesto, rezultati se slažu u arhivu po sezonama umesto da zatrpavaju naslovnu, a sadržaj savez ažurira sam, bez nas u petlji. Članovi i klubovi informacije sada nalaze na sajtu umesto po mejlovima, a savez ima uredno javno lice prema publici i sponzorima.

Kod informativnog portala su dve odluke skupe ako se donesu kasno. Prva je arhiva: rezultati, bilteni i stare vesti moraju da dobiju svoje mesto pre nego što ih se nakupi, jer se struktura teško menja ispod hiljadu objava. Druga je rečnik rubrika: rubrike se imenuju po onome što čitalac traži, ne po unutrašnjoj organizaciji; čitaoca ne zanima koja je komisija dokument donela, nego gde stoje obrasci.

Cena izrade portala: tri obima, tri cifre

Portal sa prijavom je po obimu web aplikacija, pa cena kreće od 2.000 €: prijava, jedna glavna evidencija, statusi i administracija. Klijentski i članski portali sa više uloga, obaveštenjima i povezivanjem sa programima koje već koristite idu od 3.000 €. Informativni portal bez prijave je po obimu bliži korporativnom sajtu, od 800 €, jer se posao ne troši na naloge, nego na strukturu i alat za objavu. Okvirne cene po tipu projekta stoje na strani cena izrade sajta, a obim portala se precizira prema spisku uloga i popisu sadržaja.

Obim, a sa njim i cifru, kod portala pomeraju uvek iste stvari:

• Broj uloga. Klijent i administrator su jedan posao; klijent, saradnik, urednik i administrator su drugi, jer svaka uloga nosi svoje ekrane i svoja prava.
• Obaveštenja. Mejl kada se status promeni je standard, dok su podsetnici na isteke i nedeljni pregledi dodatak koji se dogovara unapred.
• Sadržaj koji se seli. Prazna rubrika i arhiva rezultata od deset sezona nisu isti posao, pa popis postojećeg sadržaja tražimo pre ponude, ne posle nje.
• Integracije. Ako statusi ili članstvo već žive u nekom programu, portal se vezuje za njega, da se podaci ne unose dvaput.

Rok kod portala retko padne na tehniku. Padne na dve odluke sa vaše strane: spisak uloga i popis sadržaja. Zato obe tražimo pre početka, a datum iz ponude posle toga držimo kao datum. Najbrži put do cifre: opišite nam kroz kontakt formu ko bi se na portal prijavljivao i šta treba da vidi, i konkretna ponuda stiže u roku od 24h.